Si hay algo con lo que sueñan todas las empresas, es con alcanzar la máxima productividad en su día a día. Y da igual que sean pequeños negocios o grandes corporaciones, esta es un factor clave para maximizar el beneficio. Esto implica realizar una mayor cantidad de tareas en el menor tiempo posible. Pero…¿cómo se mide o se calcula la productividad? Es decir, cómo sabemos si las técnicas que estamos empleando realmente nos ayudan a ser más productivos o no.

A continuación, explicaré cómo calcular la productividad para que puedas salir de dudas. Estas ideas y fórmulas te servirán para tener un mayor control de tus horas de trabajo, así como de los resultados que eres capaz de generar.

¿Por qué calcular la productividad de tu empresa o negocio?

Como decíamos antes, el hecho de poder completar un mayor número de tareas en el menor tiempo posible, hace que un negocio pueda rendir más y obtener más resultados en un periodo corto de tiempo.

Por ejemplo, no es lo mismo una fábrica que es capaz de generar 50 productos al día que otra que genera 5.000. Aquí entran en juego multitud de factores que no vamos a comentar, pero a simple vista se podría decir que la segunda es más productiva que la primera.

No obstante, cuando hablamos del cálculo de la productividad, lo hacemos movidos por razones como las siguientes:

• Conocer de manera anticipada la rentabilidad de una empresa o negocio.
• Identificar bloqueos que impiden llegar a los objetivos marcados.
• Ajustarse a la realidad cuando se marcan objetivos.
• Proporcionar los recursos humanos y materiales necesarios para alcanzar una determinada productividad.
• Aumentar la competitividad de un negocio.

¿Cómo calcular la productividad?

Para calcular la productividad o el desempeño, lo más sencillo de todo es utilizar softwares especialmente dedicados para ello. No obstante, aunque elijas esta opción, conviene saber que antes de aplicar ninguna fórmula o herramienta es necesario aclarar lo siguiente:

• Unidad de medición. Uno de los primeros pasos a dar para entender cómo calcular la productividad es establecer las unidades de medición. De ese modo, podremos comparar distintos periodos de tiempo y extraer conclusiones.
• Indicadores. El siguiente paso es establecer los indicadores que utilizaremos para medir la productividad. Más abajo hablaremos sobre ellos. Básicamente son datos que nos informan sobre una determinada particularidad.
• Base temporal. Si queremos saber cómo se  calcula la productividad, es esencial hablar el mismo idioma. Y con eso me refiero a utilizar la misma base temporal. Es decir, se debe aclarar si los cálculos se harán en años, meses, semanas o días.

Cómo se mide la productividad: Indicadores o métricas

Una de las herramientas que más nos ayudan a medir la productividad en un negocio o empresa son los indicadores. Veamos algunos de los más populares:

• Ingreso por cada miembro del equipo. Nos informa sobre la cantidad de trabajo que genera una persona. En el caso de que solo estés tú en tu negocio, es cálculo que puedes hacer sobre ti mismo.
• Satisfacción del cliente. Muestra la calidad de la productividad. Porque de nada sirve ser muy productivo, si el cliente no está contento.
• Productividad de equipos. Otro indicador que interviene en el cálculo de la productividad, es éste. Si no hay equipos, podrás obviarlo, pero si los tienes, te ayudará a comparar el rendimiento de cada uno de ellos.
• Utilidad neta. Esta otra métrica refleja cómo calcular la productividad o rendimiento global del negocio. Se calcula sumando todos los gastos, incluidos los impuestos y restando la utilidad financiera.
• Tiempo medio de cobro. Ayuda a conocer el periodo que los clientes tardan en abonar el importe de una  venta. Y sirve para ajustar los plazos de cobro según los intereses del negocio.
• Liquidez corriente. Informa sobre el efectivo disponible en un negocio.
• Margen de utilidad operativa. Muestra el beneficio que se ha obtenido de determinadas inversiones realizadas.

En caso de que estos indicadores informen de una baja productividad, podrás aumentarla siguiendo tips como los que doy en este vídeo:

Fórmula de la productividad del trabajo

Además de los indicadores anteriores, es posible aplicar la fórmula de la productividad para obtener dicha información. Esta fórmula se basa en la relación entre los productos generados y los recursos empleados para ello. Se expresa del siguiente modo:

Como verás, para poder obtener un resultado es fundamental tener muy claro qué se ha generado en el negocio. Es fundamental contabilizar y llevar un control de la producción.

Por otro lado, también es relevante saber qué recursos se han invertido o empleado en alcanzar una determinada producción. Hablamos de productos, pero es algo que también se puede aplicar a servicios. En este caso, el factor tiempo como recurso tiene un papel muy significativo.

Si después de utilizar la fórmula detectas que necesitas mejorar en términos de productividad, te recomiendo analizar aspectos como:

• El desperdicio de materiales. Imagina que haces zapatos a mano y para ello necesitas unos materiales específicos. ¿Puedes aprovechar mejor cada una de las piezas?
• Si deseas producir un determinado número de productos o servicios, analiza si necesitas incorporar a alguien a tu negocio para delegar trabajo.
• Estudia los gastos, ¿hay algún modo de reducirlos?
• Compara resultados en base a un periodo de tiempo. Es decir, para saber si los resultados están mejorando o empeorando, compara la productividad de diferentes semanas o meses.

Es normal que al inicio debas invertir más horas y recursos, pero una vez el negocio esté asentado, esto debe disminuir.  Si no es así, deberías tomar medidas, pues hay algo que no va bien. Y, en el peor de los casos, puedes estar perdiendo dinero.

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Ahora que sabes cómo calcular la productividad, la formación es el mejor modo para incrementarla.