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Qué es y cómo funciona WhatsApp Business paso a paso

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Emprender
Marta Emerson
Publicado el 17 de octubre de 2022
cómo funciona WhatsApp business

En este tutorial de os explico cómo funciona WhatsApp Business y todas sus funcionalidades y trucos. WhatsApp Business paso a paso: Cómo crear tu perfil, cómo enviar mensajes masivos, cómo crear categorías para tus contactos, etc.?

Lo que empezó siendo una app de uso personal, hoy en día se ha convertido en una herramienta esencial para todos los negocios. Es un canal de comunicación muy eficiente y que permite estar en contacto de manera más directa con nuestros clientes.

¿Conoces todo el potencial que puedes obtener de ella? A continuación, haremos un breve repaso de la aplicación y explicaré qué es y cómo funciona WhatsApp Business paso a paso.

¿Qué es WhatsApp Business?

Antes de nada, veamos qué es WhatsApp Business. Se trata de una aplicación que es posible usar tanto en Android como en Apple, gratuita y que facilita que cualquier negocio, sea del tamaño que sea, pueda permanecer conectado con sus clientes o posibles clientes.

Es un canal de comunicación que los negocios pueden usar para atender dudas, dar soporte, enviar mensajes individuales, enviar mensajes masivos, compartir consejos, audios, imágenes o cualquier otro formato de contenido. Si quieres usarlo debes tener en cuenta varios aspectos clave:

  • Para disfrutar de WhatsApp Business y WhatsApp personal necesitas dos teléfonos diferentes. Si instalas la primera app en un teléfono que ya tienes la segunda, esta se eliminará, al igual que todos los mensajes que tengas almacenados.
  • Para enviar un mensaje a alguien, sea individual o masivo, debes tener guardado en tu agenda su contacto. Igualmente, es preciso que dicho contacto también tenga guardado tu teléfono. En caso contrario, el mensaje no se enviará.
  • A la hora de enviar mensajes masivos, la aplicación tiene un límite de 256 destinatarios. Es decir, no podrás enviar un mismo mensaje a más de 256 personas a la vez.
  • Una de las grandes ventajas de esta herramienta es que te permite clasificar a tus contactos a través de un sistema de etiquetas. De este modo, segmentarás tu lista de contactos en función de los criterios que prefieras. Por ejemplo, clientes o prospectos.

Te dejo más información en el siguiente vídeo:

ACLARACIÓN: En el segundo punto creo que no me he explicado muy bien: Necesitas dos números de teléfono diferentes, uno para el personal y otro para business. Puedes utilizar ambos números en un solo aparato telefónico si tienes doble SIM. No necesitas dos aparatos, pero sí dos números de teléfono. Creo que no ha quedado del todo claro ?

¿Cómo funciona WhatsApp Business?

Teniendo en cuenta los puntos anteriores, veamos las principales funcionalidades de esta herramienta aplicada al mundo de los negocios. Como verás, es una solución que impacta de forma positiva en ellos.

Crear etiquetas

Esta es una de las grandes ventajas de WhatsApp Business frente a WhatsApp personal. Desde esta app es posible crear etiquetas para clasificar a los contactos y poder enviar mensajes segmentados.

Para crear una etiqueta, deberás acceder al menú desde la pantalla principal. Este se sitúa dentro de los tres puntitos que se localizan en la esquina superior derecha de la pantalla. Si vas hasta ahí, verás que para cada etiqueta puedes editar nombre, color y personas que quieres incluir.

Enviar mensajes masivos

Para enviar un mensaje masivo existen dos opciones: seleccionar de manera manual los contactos destinatarios o enviar mensaje desde la etiqueta donde se encuentren los contactos que deseas que reciban el mensaje.

Recuerda que hay un límite de 256 destinatarios, y que para que una persona reciba tu mensaje, ésta debe tener tu número guardado en su agenda de contactos. Esto también se puede ejecutar sin teléfono. Aquí explico cómo:

Ver estadísticas

Otro punto importante para entender cómo funciona WhatsApp Business, es que puedes ver las estadísticas de tus acciones. Desde el mismo menú podrás acceder al número de mensajes enviados, entregados, leídos y recibidos. Con ello, conocerás el éxito de tus mensajes y cómo está yendo tu estrategia de comunicación.

Generar enlaces

Un modo de aumentar tu lista de contactos en WhatsApp Business es colocar un botón en tu web, o en cualquier lugar que desees, para que al hacer clic, el usuario se sume a ella. Para ello, la aplicación genera un enlace que redirige hacia la app de WhatsApp Business.

Es algo realmente útil si, por ejemplo, vendes productos a través de esta herramienta. Así, los usuarios podrán contactar rápidamente contigo para resolver cualquier duda. En el siguiente vídeo te doy más información sobre las estrategias de venta con WhatsApp:

Mensajes automatizados

Una vez que entiendas cómo funciona WhatsApp Business, podrás crear mensajes automatizados para distintas acciones. Por ejemplo, dar la bienvenida a tu canal de WhatsApp o responder a un mensaje cuando estás ausente.

En el primer caso, lo ideal es que des la bienvenida a tus contactos con un saludo e informando sobre el tipo de mensajes que les vas a enviar, o cómo pueden dejar de recibirlos si les resultan molestos. También es importante que recuerdes la importancia de añadir tu teléfono a su agenda, en caso contrario no podrán recibir tus mensajes.

Por otro lado, tus mensajes automatizados cuando estás ausente deberían incluir el horario en que atenderás los mensajes. Es una opción interesante igualmente como respuesta a una compra por este canal. Es una alternativa altamente eficiente. En este vídeo te dejo más información:

Respuestas rápidas

Por último, te recomiendo crear respuestas rápidas para atender las cuestiones más frecuentes que te llegan hasta tu WhatsApp Business.

Normalmente, suelen repetirse las dudas o consultas que tus clientes o potenciales clientes hacen en tus canales de soporte. Lo ideal es que las recopiles y que crees una respuesta detallada para cada una de ellas. Podrás hacerlo desde el menú “Business setting”, al igual que el resto de funcionalidades.

Es un proceso muy fácil. Y cuando vayas a añadirlas en un mensaje, tan solo debes teclear “/”, automáticamente saldrá un listado de todas tus respuestas rápidas para que elijas la que deseas usar.

Con este punto ya puedes entender cómo funciona WhatsApp Business y todo el potencial que tiene como herramienta de trabajo. Te animo a probarla y a implementarla como canal de comunicación de tu negocio.

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Marta Emerson
Youtuber, mentora, inversora y speaker. Me dedico a ayudar a personas a crear negocios rentables utilizando el poder de Internet y las redes sociales. Ayudo a la gente a crear audiencias, contenidos de alta calidad y a monetizar gracias a su conocimiento. 15 años en inversión privada en Silicon Valley. He montado múltiples negocios. Co-fundadora de AMCES, la Asociación Española de Mentoring. Fundadora de la Escuela para Emprendedores Digitales, 6 Cifras Digital.

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