La gestión del tiempo es un tema que siempre está sobre la mesa. Y es que optimizar nuestro día a día para llegar a todo y, además, no estar trabajando 12 horas diarias es todo un reto, especialmente entre quienes tienen un negocio.

Emprender implica muchas tareas de diferente índole. Y si no están perfectamente gestionadas y ordenadas en el tiempo, me temo que la mayoría se quedarán sin completar. Algo que, dependiendo del tipo de tarea que se trate, puede repercutir en el beneficio del negocio.

Días interminables, mil tareas pendientes en la lista, cansancio, frustración… todos hemos pasado por ahí. Incluso yo, hasta que empecé a usar mi metodología de tareas recurrentes.

Con el fin de ayudarte y poner fin a esa eterna pregunta sobre cómo vencer la pereza, a continuación, voy a contarte en qué consiste. Presta atención y empieza a sumar horas a tu reloj.

Definición de gestión del tiempo en el trabajo y las empresas

¡El tiempo es oro! Cuántas veces habremos escuchado esa frase y cuánto de verdad hay en ella. Para quienes este es un recurso muy escaso, entender la definición de gestión del tiempo cobra un sentido especial.

Hacer un buen uso del tiempo disponible puede marcar un antes y después en las jornadas de cualquier profesional. Pero… ¿cómo lo podemos definir?

Aunque parezca algo imposible de lograr, te diré que con mi metodología tu agenda va a dar un giro de 180 grados.

Gestión eficaz del tiempo: Te cuento mi metodología

Lo que te vengo a contar aquí es el resultado de años de experiencia emprendiendo. De días de prueba y error, de analizar qué es lo que mejores resultados me aporta, comprobar de qué manera soy más productiva…

A esta metodología la llamé metodología de las tareas recurrentes, y se basa precisamente en identificar cuáles son las tareas que siempre se repiten en mi negocio, colocándolas en la agenda con fecha y hora. Esto me ayudó a:

• Dejar de trabajar con listas. Para mí, las listas son enemigas principales de la productividad. Si las utilizas, probablemente sobrecargas tu día a día de tareas y, al final del mismo, solo has completado un 80% de todo lo que tenías anotado.
• Trabajar 8 horas al día de forma efectiva. Y con esto me refiero a completar todos mis pendientes tal y como había planeado sin necesidad de tener que trabajar 12 horas diarias.
  Antes de pasar a ver cuáles son mis 6 tareas recurrentes, quiero darte un consejo extra.

A la hora de colocar en tu agenda las tareas que vas a completar, planifica como si fueras a trabajar 6 horas en lugar de 8. En caso contrario, puede ocurrir lo mismo que con las listas; sobrecargar la jornada y, al final, dejar tareas sin completar.

Es muy difícil ajustar de forma exacta los tiempos y, normalmente, siempre se tarda más de lo estimado en realizar una tarea. Por ello, mi recomendación anterior. Dicho esto, te cuento cómo utilizo mi metodología de tareas recurrentes:

1. Lo primero que hice cuando empecé a trabajar con ella, fue determinar cuáles son mis tareas recurrentes.
2. Una vez las tuve claras, las llevé a la agenda.

Probablemente, si tienes un negocio, sean similares a las tuyas. Así que te dejo un listado de todas ellas y te explico cómo me organizo.

Tareas de gestión

El primer bloque de tareas que puedes añadir a tu agenda son las tareas de gestión. Es decir, todo lo relacionado con contabilidad, documentación, nóminas, facturas y demás trámites.

Normalmente, le dedico 2 horas semanales y suelo hacerlo los viernes por la tarde. El resto de la semana, no toco nada a este respecto.

Ejecución

Consideramos tareas asociadas a la ejecución, todo aquello que suponga ofrecer un servicio al cliente. Por ejemplo:

• Consultorías
• Sesiones de acompañamiento
• Trabajar en un diseño o copy
• Hacer una sesión de fotografía

Marketing y ventas

Esta parte es fundamental para que el negocio siga creciendo. Y todas las semanas deberías ocupar parte de tu tiempo en este tipo de actividades. Hablamos, por ejemplo, de trabajar en:

• Newsletters
• calendario editorial
• Vídeos de YouTube
• Contenido del blog
• Eventos
• Funnels
• Páginas de venta
• Lead magnets

Te recomiendo que pienses en qué momento de la semana y cuántas horas vas a dedicar a ello.

Estrategia y creatividad

Seguro que más de una vez has estado trabajando en cualquier tarea, y han comenzado a aparecer ideas en tu cabeza que podrían ser importantes mejoras en tu negocio. Ante esto, tienes dos opciones:

1. Dejar lo que estás haciendo y pasar el resto del día madurando la idea.
2. Anotarla para terminar la tarea actual y dedicarle tiempo en otro momento.

Así, evitarás romper la jornada y podrás dedicarle tiempo de calidad a tus ideas. Te hablo, por ejemplo, de ideas sobre:

• Mejoras de uno de tus servicios
• Nuevos lead magnets
• Productos
• Videos
• Cambios en los precios

Reuniones

Lo habitual es que a lo largo de la semana tengas reuniones de diferente tipo; de equipo, con potenciales clientes o con clientes actuales (las más comunes).

Para hacer una gestión eficaz del tiempo, deberías definir en qué momentos harás reuniones. Según el tipo, podrán ser diarias, semanales o mensuales.

Formación

Por último, pero no menos importante, en tu agenda debe haber un hueco para la formación. Es fundamental dejar espacio para leer, estar al día de lo que ocurre en el sector o tomar cursos. Así, te garantizas de que continuarás avanzando. Y contigo, tu negocio.

Además de esta metodología, especialmente pensada para llevar a cabo una correcta gestión del tiempo en el trabajo, tengo otro sistema que me ayuda a ser productiva y que también quiero compartir. Te lo dejo en el siguiente vídeo:

Herramientas de gestión de tiempo

Para acabar, me gustaría comentar que para lograr lo anterior utilizo herramientas que me ayudan a organizarme mejor. Si quieres saber cómo ser más productivo, te aconsejo que les eches un vistazo:

• Google Calendar. Se trata de una agenda digital que te permite colocar tareas por bloques de tiempo. Es decir, si los lunes de 9 a 12 los ocupas en organizar a tu equipo, puedes crear un bloque para ello. Así en la vista semanal, verás que ese espacio de tiempo ya está ocupado.
• Evernote. Esta es una aplicación que funciona genial para anotar todas esas ideas que te van surgiendo y que deberías dejar para tus momentos de pensar. Así, luego las rescatarás y dedicarás tiempo de calidad para dar vida a tus pensamientos.
• Trello. Si buscas herramientas para la gestión del tiempo que te ayuden a trabajar en equipo, esta podría ser una de ellas. En un mismo tablero pueden trabajar varias personas y fijar plazos de entregas para evitar desajustes.
• Toggl. Por último, en caso de que te interese llevar un control más exhaustivo del tiempo que dedicas a cada tarea, te propongo que le eches un vistazo a Toggl. Es perfecta para medir tus tiempos y detectar puntos de mejora.

Como ves, hay mucho por hacer en lo que respecta a la gestión del tiempo. Siempre hay un margen de mejora por ocupar para hacer tus días más efectivos y provechosos para tu negocio. ¿Te animas a mejorar tu gestión del tiempo? Sea como sea, si decides formarte para hacer avanzar tu proyecto, te espero en mi escuela virtual.